Posiadasz firmę, sporą liczbę zatrudnionych osób i gigantyczny stos dokumentów – zobacz, co możesz zrobić, aby uprościć pracę

W naszym kraju posiadamy sporą liczbę średnich i dużych firm, które nieprzerwanie się rozwijają, biorą kolejnych pracowników. W takich przedsiębiorstwach każde osiem godzin to praca sporej liczby osób, muszących między sobą komunikować się, aby praca przebiegała sprawnie i bezproblemowo.

Ogromnym ułatwieniem w pracy okazały się telefony komórkowe, poprzez które istnieje szansa złapania nie tylko będących w podróży szefów, ale i sporo pracowników w terenie. Drugim przełomem stał się oczywiście Internet, który okazał się dzisiaj podstawą komunikacji. Średnie i duże firmy mają bardzo rozbudowaną strukturę, czasami kilka osób decyzyjnych i plik dokumentacji do podpisu lub akceptacji. I w tym temacie też trzeba było znaleźć rozwiązanie. Wreszcie opracowano elektroniczny obieg dokumentów, który stał się doskonałym wyjściem dla dużej liczby przedsiębiorstw. Chyba nikt nie przewidział, iż tak prosty w obsłudze program, może zaoszczędzić tak wiele czasu.

Czym właściwie jest i w czym może być pomocny elektroniczny obieg dokumentów? Przykładowo – na ogół sprawa ma się tak, iż do sekretariatu określonej firmy przychodzą dokumenty różnorakiej maści (umowy, faktury, oferty, rachunki, zwykła korespondencja). Przy średniej wielkości zakładach do zgromadzenia takich dokumentów i ich posegregowania wystarczy jedna osoba, przy większych przedsiębiorstwach robi się do dla niej niemożliwe. Taka osoba musi pójść z danym pismem do konkretnej osoby, zdobyć jej akceptację, później udać się do księgowości (dla przykładu – owym pismem jest FV), oddać do opłaty. Z kolei później owa FV z księgowości idzie do archiwum.

Wszystko pochłania bardzo dużo czasu.

Czy uważasz, że odnajdziesz niezbędne dane w odniesieniu do opisywanego zagadnienia? Oczywiście, że tak – przejdź do podstrony (http://www.inte.com.pl/Kontakt/dane-adresowe.html) i kliknij w link tu.

Elektroniczny obieg dokumentów niezwykle to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Druk jest skanowany, idzie do programu i… w tej samej chwili na komputer osoby z organu decyzyjnego. Ta akceptuje i pismo wędruje dalej. Rzecz oczywista to tylko jedna z funkcji (warto wspomnieć o możliwości rejestracji i archiwizacji pism, rozliczania prowizji, obiegu informacji powiadamiających, obsługi zapytań z zewnątrz itd.), ale teraz bardzo istotna.